導入事例

定期点検管理が手薄に・・・

進行中の案件に手一杯で、引渡しを終えた方の定期点検管理がどうしても手薄になってしまい、このままでは手付かずが増えるばかりと危機感を持ち始めました。
新築案件なども案件数が増えていくと、何か合理的に管理できる体制を整えていかないとまずいな、と思っていました。

合理的な体制づくりをしたいと思い・・・

これまでは特に管理ソフトを取り入れていなかったので、合理的に体制を整えられるソフトはないかな、と思っていたところでした。

ハイテク感とアナログ感の頃合がちょうどよいんです

インターネットでちらちらと見てはいたものの、特にこれがいいと決め手になるソフトはありませんでした。
同業者などからもよく聞くのは、高いコストをかけてソフトを購入しても複雑すぎてデータ蓄積までに至らない、など、市販ソフトのネガティブなイメージが強かったので、シンプルで使いやすそうなものがあれば、と思っていたところでした。

3ヶ月無料トライアルを開始して改めて感じたのですが、パティオは機能の全てをIT化しているわけではなく、ほどよい頃合で、楽な部分と手作業で入力する部分とがあるんです。
それが、図面の線引きのようなイメージで、一本の線自体はすぐ削除できたり、同じ太さの線を簡単に何本でも引ける機能はついていてとても便利だけれど、線をどう引いて残していくかは自分で考えて作図していかないといけない、そんなハイテク感とアナログ感の頃合が私にはちょうどよかったんです。

情報を一元化することでスタッフ自身が楽になれることをわかってほしかった

スタッフの平均年齢が若いこともあって、自主性に任せて、上手に使いなさい、というようなことを言いました。
情報をきちんと入れておくと探したい情報が簡単に見つけられるという利便性があって、結果的に自分の時間を有効に使えるわけですから。
この間あった実際の話ですが、○○業者さんの電話番号どこに控えてありましたっけ？と数人でいろいろなファイルや引き出しを探していたんです。その状況を見て、｢すぐにパティオの協力会社覧に情報入れておけば一発検索で数秒で終わることが、さっきから10分以上かけて数人で何やってんの？時間がもったいないよ！｣と言ったばかりなんです。

打合せの中心にはいつもパティオがいるんです

全体ミーティングがぐっと減りました。
ミーティングを開始すると情報共有だけで数時間はかかり、報告はばっちりやったけれど、内容の濃い打合せにはなってなかった、ということが度々ありました。
少ない人数で時間を有効的に使わないとならないのに、とっても非効率に思えたんです。
今では｢○○邸どうなった？｣｢あ、パティオに進捗情報入れてますよ｣と打合せや会話の中心にいつもパティオがいるんです。
情報を開示しておいて、自分の好きな時間に見に行くことができるので、逆にいうと会議をして報告する必要性がなくなったんです。
その代わり、ちゃんと進捗情報を入れていないと、ガミガミ言われてしまいます。
｢私にガミガミ言われるの嫌でしょ、ならきちんとパティっとけ！｣と私の雷がおちるんです（笑）。
あ、KURASUではパティオに情報を入れることを｢パティる｣と呼んでいます。

情報を管理することの意味を数年後、スタッフ自身が実感できるように

最初は抵抗感のないスタッフが使い慣れて触れていくようになりました。
同時にITリテラシーの低いスタッフはIPADの必要最低限の選択・入力操作方法を教えたところ、一番真面目なタイプなので、今では誰よりもスケジュールがきちんと入っているんです。
今、入れている情報が数年後、必要な情報を捜すときに、あの時きちんと入れておいて本当によかった、と情報をきちんと管理することの意味を実感してほしいです。
そのためにも、今、リアルタイムでちゃんと入力しないといけませんね。