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Patio導入事例

株式会社建築工房零様

会社名 株式会社建築工房零
URL http://www.zerocraft.com
社員数 32人
主な業務内容 注文住宅・リフォーム
年間棟数 15棟

1.社員が増えて管理が行き届かなくなって・・・

――― パティオ導入前は、どのような点で悩んでおられましたか?

社員数が増えたことで、社員個々の予定がだんだん把握しきれなくなってきてしまったんです。
社員数に比例して現場数も増えたので、社員のスケジュール管理と案件管理が難しくなってきたことが社内の大きな問題点でした。

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2.解決策はクラウドで情報共有

――― どのようにして解決しようと思われましたか?

クラウド型のスケジュール管理ソフトを導入して全員でひとつのスケジューラーで情報共有しようと思いました。クラウドなら外からでも最新情報を確認できますからね。
当初は工務店専用のスケジュール管理に特化したソフトを探していましたが、なかなかぴったりくるソフトが見つかりませんでした。
インターネットでいろいろ探していたところ、パティオの販売サイトを見て3ヶ月の無料トライアルがあることを知りました。
本番環境と同じということだったので、みっちり使ってみて、合わなければやめればいいし、導入するなら無料期間に入力したデータをそのまま使えるということだったので、この検討期間も無駄にならないと思ったのも導入を検討したきっかけのひとつです。
パティオは工務店向けの業務支援ソフトということで、工務店には馴染みのある「ホワイトボード」の仕様で日ごとの社員スケジュールを管理することができるので、すんなりと社内に浸透していきました。
パティオはクラウド型なので、営業や工事部の外での時間が多い社員にも合っていたんです。

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3.一番工務店に馴染み、使いやすそうなのがパティオだった

――― パティオ以外に導入を検討したものはありますか?

いくつか検討はしたかったのですが、一番使いやすそうなのがパティオだったのに対して、他社製品はどれもしっくりこなくて、結局はパティオを導入するか否かという検討になりました。

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4.段階を踏んで全員で意識、目的を共有

――― 導入にあたり、スタッフの方にどのように運用を促したのですか?

まず一人のスタッフが使用開始できるように細かな設定をしました。
パティオは多機能に渡っているので、全ての機能を同時に使い始めるのはかえってわかりずらいと判断しました。
まずは第一目的の「ホワイトボード」と「施設予約」の機能を全社員にレクチャーして、各自の行動予定を共有できるようにしました。

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5.外からでもリアルタイムな情報を共有

――― パティオ導入後は、何がどのように改善されましたか?

外でもリアルタイムで予定を確認できるので、スタッフにはとても評判が良いです。
例えば、外出先で必要な時に「書庫」機能に保管している資料や画像をその場でお客様にお見せすることで、説得力や信頼感が深まったように思います。
また、次回の打合せ日程などについても会社に戻って予定を確認するまでもなく、その場で個人の予定や施設予約を確認できるので打合せ効率も上がりました。
名簿は一括登録できたこともあり、ほぼ全てのお客様が登録されています。
そのお客様に各担当者がDMを送るときなどは、検索条件が細かく設定できるようになったので、とても便利になりました。

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6.パティオで定期点検管理を徹底させたい!

――― 貴社の今後のビジョンはどのように考えておられますか?

現状の定期点検管理はエクセルシートでやっているので、お知らせ機能のあるパティオの定期点検機能を使えるように、データを移行していきたいと思っています。
また、パティオにある「統計・資料」作成機能を会議資料として使えるようになれれば、毎週更新する会議資料を作成する必要がなくなりますので業務効率化になりますよね。
ただ、現状はまだまだそこまで入力が追いつかないので、先にデータ入力(特に詳細項目)を終わらせて、現場状況とパティオ入力状況を一致させる作業がありますが・・・(笑)。

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7.自社に合った使い方ができます

――― 現在のパティオで、貴社独自の使い方などがありましたら教えてください。

トップページにある「拠点」は、通常、本社・○○支店、などで分けるんだと思いますが、弊社では拠点に社用車を入れています。
そうすると、車使用時間だけのページになって、とても見やすいんです。
他には、お客様名簿にある「お客様種別」の項目を自社独自のランキング付けに使っています。
弊社では毎月900通近いDMを送っているので、これをすることでAのランクの方だけにDMを送るなど、独自のお客様わけがしやすくなっています。

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8.ユーザーの声を反映させたバージョンアップがよい

――― パティオのサポートはいかがですか?

DM機能も改善希望を出していたので、そういうユーザーの声をきちんと反映させたバージョンアップがほぼ毎月無料でされていくのも、パティオの良いところだと思っています。

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