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株式会社参創ハウテック様

会社名 株式会社参創ハウテック
URL http://www.juutaku.co.jp
社員数 32人
主な業務内容 注文住宅・リフォーム・他
年間棟数 20棟

1.バラバラに管理されていた情報を一元化して、非効率を解消したい

――― パティオの導入前は、どのような点に課題があったのですか?

会社設立当初は4~5名でしたので、全員の行動や案件の進捗状況を把握できていましたが、現在では社員も増え、拠点が部署毎に分かれているため、どうしても全員の行動を把握しきれなくなっていました。

また、当社には電話やホームページなど複数の集客窓口がありますが、窓口ごとに管理していたため、お客様の情報を一元管理できていませんでした。

案件の情報は担当者から担当者へと、進捗とともにバトンタッチしていきますが、担当者がそれぞれ資料を作成していて、とても非効率だと感じていました。

協力会社も同様に、それぞれが個々にまとめている状況でしたので、なんとか一元化したいという思いがありました。

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2.共有サーバーを設置したものの、情報共有には問題が残りました

――― どのようにそれらの課題を解決しようと思ったのですか?

まずは一元管理を考えて、同じ書類が重複しないように社内共有サーバーを設置しました。
一元管理はできるようになったものの、当社は拠点が複数あるため、リアルタイムの情報共有には限界がありました。
そこで、外からでも情報共有できるクラウド型の顧客管理システムを検討することにしました。
すごく安価な顧客管理ソフトはあっても、セキュリティ面が不安で導入に踏み切れず、工務店の業務に特化したものも無いに等しい状況でした。
ちょうどそのような頃に、パティオと出会ったのです。

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3.まず1人がマスターし、部署ごとにポイントを分けて説明をしました

――― スタッフの方にはどのように運用を促したのですか?

まず、導入担当者がひと通り使い方をマスターしました。
その後、工務事務担当者に説明し、手分けをしてお客様のデータを入力していきました。
運用については、パティオ全体の流れを理解してもらった上で、設計担当者には新規問合せ客の登録方法、アフターサービス担当者には定期点検の機能、というように、その担当部門毎に重要な点に絞ってレクチャーをしました。

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4.情報共有が進み、顧客対応が漏れなく、スピーディーになりました

――― パティオを導入して、どんな点が変わりましたか?

たくさんありますよ!
まず、全ての顧客が一元化されて、住所や名字からすぐに検索ができるようになりました。
新規問合せ客は、部署が異なっていても情報共有ができるようになりましたし、OBの建て主様からの問合せにもすぐに対応できるようになりました。「名簿」には「DM」があるので、とてもよく使っています。
「イベント管理」は「名簿」と連動しているので、顧客の過去のイベント参加履歴も把握しやすくなりました。

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5.定期点検機能をフル活用して売上に大きく貢献!

――― 具体的な効果が出ていたら教えてください。

弊社には「家守り(いえまもり)」という専任のメンテナンス担当者がいるのですが、実は彼が一番パティオを活用しています。

パティオのおかげで定期点検の漏れがなくなりましたし、先々の点検も一目瞭然なので、予定が組みやすくなりました。
OBの建て主様から急なメンテナンスのご依頼をいただいても、その場で工事履歴を検索すれば、瞬時に適切な受け答えができるのでとても重宝しています。

また、OBの建て主様には定期的にニュースレター(家守り通信)をお送りしているのですが、これもパティオのDM発送機能を使って漏れなく送ることができています。
定期点検やメンテナンスをしっかり管理していると、家守り担当が伺った際にリフォームのご相談をいただくことはもちろん、ありがたいことにご親族やご友人の家づくりをご紹介いただくこともあります。

他にも、OBの建て主様宅を訪問すると、建売住宅を購入されたご近所の方から、どこに補修を頼んだらいいのかお困りとのことでメンテナンスのご依頼をいただくこともあります。

定期点検やメンテナンスをしっかり管理できるパティオは、こうした売上アップにもつながっていることを実感しています。

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6.取引業者との連絡は、現場からパティオで行っています

――― 貴社独自の使い方などがありましたら教えてください

当社は会社の取引業者名簿をすべてパティオに移行しました。現場から取引業者にメールで指示を出したり、情報共有ができるので、これには現場担当者も大変重宝しているようです。

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7.統計資料を活用して、あらゆる分析に活かしていきたい

――― 今後、パティオをどのように使っていきたいとお考えですか?

ひと通り運用が軌道に乗りましたので、次は「統計資料」を分析に活かしていきたいと考えています。
パティオを使っていると、データが「統計資料」に蓄積されるので、集客分析、エリア別受注分析、営業分析、粗利分析など様々な分析ができるのではないかと期待しています。

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8.どんどん機能がパワーアップしていくのが嬉しい

――― サポート等はいかがですか?

「もっとこうなればいいのにな」という要望をサポート担当者に伝えると、期待に応えようとしてくれる姿勢がとてもいいと思います。
利用してから1年以上がたちますが、この間もかなりのバージョンアップを重ねているので、今後もさらに機能がパワーアップしていくことを楽しみにしています。

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